Sve o arhivskim policama

Za pohranu arhivske dokumentacije prikladni su samo pojedini regali - dovoljne nosivosti, s perforacijama da zrak može lako doći do papira, ispravne konfiguracije. Otkrivamo koje su vrste polica i ormara najprikladnije za pohranjivanje važnih dokumenata otpisanih u arhivu u njima.

Police se nazivaju posebnim uređajima, čija je svrha skladištenje. Oni savršeno organiziraju prostor i, naravno, dostupni su u raznim vrstama i konfiguracijama.

Namjena im je pohranjivanje tekuće i arhivske dokumentacije. Arhivske regalne strukture mogu se koristiti ne samo za to, već i za postavljanje i pohranu bilo koje druge odgovarajuće veličine i vrste stvari, bilo da se radi o materijalima ili opremi.

Svaki stalak je struktura koja se sastavlja i podešava pomoću vijčanih spojeva. Čelik visoke čvrstoće koristi se za izradu svakog stalka na strukturi stalka, što ih čini jakim i izdržljivim. One modele koji su sklopivi lako je prilagoditi (na primjer, povećati ili smanjiti visinu polica), možete im brzo dodati odjeljke, police, bočne stijenke i također brzo ukloniti svaki od navedenih elemenata.

Stalci za arhive proizvedeni su u skladu s GOST R 56356-2015. Sadrži sve zahtjeve koji vrijede za ove proizvode (pod uvjetom da su izrađeni od metala). Proizvodnja regala (uključujući i arhivske) sada je vrlo velika, jer za to nije potrebna složena oprema, pogotovo ako se radi o sklopivim konstrukcijama. Ali gdje god i tko god proizvodi takve proizvode, krajnji rezultat mora u potpunosti biti u skladu sa zahtjevima GOST-a.

Drveni ormari za pohranu arhivske dokumentacije također se proizvode i prilično su traženi među potrošačima, međutim, treba imati na umu da takvi ormari mogu pohraniti arhive onih organizacija koje ne potpadaju pod obvezne zahtjeve za arhivsku opremu. Zakonski je utvrđeno da se arhivska dokumentacija mora pohranjivati ​​u metalne police, ormare i sefove, a taj je uvjet jedan od obveznih.

Glavni kriterij za klasifikaciju regala je mogućnost njihovog pomicanja. Ovisno o ovom kriteriju, razlikuju se dvije velike skupine - stacionarni i mobilni (pokretni) proizvodi. I jedno i drugo ima svoje zasluge i mane.

Krenimo od stacionarnih. Obično, imaju prilično malu težinu, nije ih teško sastaviti čak ni za osobu koja nema puno iskustva u sastavljanju namještaja. Također ih je lako rastaviti. Takvi su proizvodi u pravilu relativno jeftini, a izvrsni su za smještaj i pohranu uredskih ili arhivskih dokumenata u njih. Ali postoji i neugodnost - stacionarni stalak, jednom sastavljen, bez demontaže, može se instalirati samo u jednom položaju.

Mobilni ormarići se lako mogu premjestiti duž površine poda na bilo koju točku u prostoriji. Zahvaljujući njihovoj mobilnosti, možete pronaći željeni dokument bez dugih pretraga, jednostavnim pristupom traženom odjeljku. No, kako bi se pokretni regali doista lako kretali po površini poda, potrebne su jake tračnice, odnosno dodatna oprema. Osim toga, također je potrebno ugraditi specijalizirane mehanizme na same police koji će pomoći u kretanju. Na takve proizvode također možete ugraditi bočne zidove i brave. Tada će se arhivski dokumenti sačuvati i osigurati njihova sigurnost.

Sukladno načinu pričvršćivanja elemenata, konstrukcije regala se dijele na montažne i zavarene. Montažni modeli nadmašuju stacionarne u smislu praktičnog transporta, mogućnosti brzog montiranja i demontaže. Osim toga, takvi modeli imaju atraktivan i moderan izgled, vrlo često su opremljeni kotačima i stoga su mobilni i mogu se premjestiti na željeno mjesto.

Prije se vjerovalo da su zavareni stalci stabilniji, da su sklopive strukture inferiorne od njih u ovom parametru. Međutim, moderni pričvršćivači i materijali omogućuju stvaranje sklopivih modela koji imaju još veću pouzdanost i stabilnost, zbog čega zavarene konstrukcije više nisu tražene, a mnogi su ih proizvođači odbili objaviti.

Ojačani stalak može izdržati opterećenje do 900 kg po odjeljku, odnosno ako se u njemu nalazi 4-5 polica, tada polica može izdržati do 200 kg. Police se mogu podešavati u koracima od 25 mm. Poput tipičnog, ojačani stalak može se dodatno opremiti policama, zidovima i opremom za zaključavanje.

Struktura kutnih polica omogućuje najučinkovitije korištenje uredskog i arhivskog prostora, pogotovo jer je arhivu često dodijeljena najmanja prostorija u organizaciji. Kutne police može se postaviti tamo gdje ravna crta jednostavno ne nalazi dovoljan broj kvadratnih centimetara. Koristeći kutove, možete staviti u svaku od polica i tako smjestiti više dokumenata nego da su pohranjeni u jednu, ali ravno.

Stalci za arhive su najkompaktniji. Koriste se za opremanje arhiva, ureda, knjižnica, knjižara, skladišta itd. Na njih je prikladno postaviti tiskane materijale, uglavnom u formatima A5 (bilježnice i knjige) i A4 (tipični albumski list, ova veličina je prikladna za pohranu mapa, papira).

Standardni arhivski stalak ima sljedeće dimenzije - visina 1500-2500 mm, duljina police - 700-1500 mm, širina police - 300-800 mm. To je standardna će biti i konstrukcija dimenzija 2000x1000x500 mm, te 2200x1000x400, 2000x1000x400 i 2000x1000x300 i 2500x700x500. Ako govorimo, recimo, o veličini od 600x400x2000 mm (za 4 police), dizajniran je za pohranu dokumenata koji nisu formatirani po visini.

Stručnjaci napominju da je montaža višesmjernih arhivskih regala preporučljiva ako su povezani kompletni dijelovi. Tada se karakteristike opterećenja ne smanjuju, osim toga, svaki odjeljak se može isporučiti zasebno. Ali možete smanjiti broj regala ako se sastavlja stalak s više dijelova. Tada možete malo uštedjeti na kupnji opreme za stalak. Dopušteno je izmjenjivati ​​pune dijelove (odnosno one koji imaju sva četiri stalka) s dodatnim (koji imaju dva stalka). Također je moguće ugraditi dio bez stupova između sekcija s četiri stupa.

Ako se sastavlja dvodijelni vod, za njega je dovoljno 6 regala umjesto 8 ako su pojedine sekcije spojene. Ako se sastavlja trodijelna linija, umjesto 12 dovoljno je 8 regala.

Jednodijelni metalni arhivski regal visine 2000-2500 mm nosivosti je cca 700 kg. Višesekcija ima manje, samo 550 kg. Opterećenje na policama mora biti raspoređeno strogo ravnomjerno; na jednom dijelu gornja polica izdržat će najviše 60 kg, na višedijelnoj - 30 kg.

Koji će regali biti instalirani u arhivu - svaka organizacija odlučuje samostalno. Izbor ne ovisi o jednom parametru. Budući da zakonodavstvo utvrđuje zahtjeve ne samo za police, već i za arhivsku prostoriju, ona mora biti izolirana. Stoga se svaka organizacija u kojoj postoji određena količina arhivske dokumentacije (a koja je ne predaje u centralizirani arhiv) susreće s potrebom uređenja prostora u kojem će se ona čuvati.

Izbor struktura polica ovisi o nekim parametrima.

• Površina sobe i visina stropova u njoj. Ako su obje male, onda je možda logično koristiti kutne strukture kako bi se područje zauzelo što učinkovitije i racionalnije. U dugoj uskoj sobi možete postaviti police duž perimetra duž zidova, u širokoj - rasporedite ih u nekoliko redova.
• Sklopive strukture su poželjnije tamo gdje, na primjer, vrata ne dopuštaju nošenje i isporuku zavarenog modela.
• Dimenzije polica u stalku i visina ovise o količini dokumentacije koju treba postaviti, formatu - A4, A3, A2 itd.

Što se namjene tiče, moderni arhivski regali su prilično univerzalni i mogu se koristiti i kao arhivsko i skladište, pa čak i kao skladište. Sve ovisi o tome što će se staviti na police. Stalak može biti 4 police, 6 polica, 7 ili 8 polica različitih visina i širina. Zanimljivo je da za većinu sklopivih konstrukcija, kako biste ugradili dodatnu policu ili bočnu stijenku, ne morate potpuno rastaviti proizvod i ponovno ga sastaviti. Zato su sklopivi regali toliko popularni, mogu se koristiti posvuda - u trgovinama, uredima, skladištima i knjižnicama. Vijek trajanja takvih regala je dosta dug, jer su arhivski regali izrađeni od metala, najčešće od nehrđajućeg čelika.

Na arhiv kao mjesto zakon postavlja veliki broj zahtjeva. Jedna arhiva treba biti jasno izolirana od druge, biti vatrootporna, imati sustave ventilacije, grijanja ili klimatizacije tako da zrak cirkulira prostorijom 2-3 puta na sat i još mnogo toga. Dokumenti se moraju čuvati u skladu s pravilima skladištenja, uvjetima temperature i vlažnosti, sanitarno-higijenskim režimima, sigurnosnim režimima itd.

Ormari također trebaju biti raspoređeni određenim redoslijedom. Ako su police stacionarne ili klizne, onda bi trebale stajati pod kutom od 90 stupnjeva u odnosu na zid s prozorom. Ako u arhivi nema prozora, tada se uređenje odvija kako to zahtijevaju značajke prostorije i opreme u njoj. Stalci se ne smiju postavljati izravno uz vanjske zidove zgrade ili u blizini uređaja za grijanje.

Stalci u prostoriji za arhivu trebaju biti smješteni na udaljenosti od 1200 mm jedan od drugog. Širina prolaza između redova regalnih konstrukcija treba biti 750 mm. Ista udaljenost trebala bi biti između vanjskog zida i stalka paralelno s njim. S obzirom na udaljenost između vanjske stijenke i strukture stalka od kraja, ona bi trebala biti 450 mm. Donja polica stalka mora biti najmanje 150 mm iznad poda.Ugradnjom arhivskog metalnog namještaja opremljenog sekcijama na izvlačenje, ladicama ili vratima vodi se računa o vrsti i veličini materijala koji će se u njih pohraniti.